特徴
Feature

サポート内容
Support

Web会議ツール活用するイベント開催業務

石川県・金沢市では学会等の開催助成金の交付を行っています。

【石川県】 コンベンション誘致推進事業補助金

【金沢市】 公益財団法人 金沢コンベンションビューロー

お客様の声

  • お弁当一つなど、細かい所にもこだわって提案してもらい満足しています。5日間にわたる大会でしたが、金沢らしい食材を活かした毎食異なる内容のお弁当を用意してもらい、参加者の方からも感激したと言われました。予算を抑えながらも、分かりやすく華やかな会場設営も評判でした。

  • 初めての学会を担当することで不安もありましたが、開催当日まで、先手に手配等をしていただき助かりました。また、会計決算、源泉の処理等まで丁寧に対応して頂いたおかげで負担感も無く、無事終了することが出来ました。

  • 急な依頼にも拘わらず、開催、懇親会会場等交通の利便性も重視して選定していただき、参加者からも好評でした。

  • 細かな気遣いで参加者からのお礼いただきました。また、ホームページ管理、企業展示、広告等の受付対応、当日までの連絡等をお任せ出来、スムーズに大会を終えることが出来ました。

実績
Achivements

2020年

〈ハイブリッド・オンライン開催実績〉
金沢大学 高校学校長・進学担当者との懇談会(8月) 100名
第275回北陸外科学会(9月) 150名
第6回RA協議会年次大会東京会場(コレド室町)金沢会場(9月) 500名
ロシアジョイントシンポジウム(9月) 150名
第158回日本神経学会東海北陸地方会(10月) 350名
第85回呼吸器合同北陸地方会(10月) 350名 
第2回日本アレルギー学会北陸地方会(11月) 300名
第115回日本消化器内視鏡学会北陸支部例会(11月) 350名
金沢大学日本海域研究センター国際シンポジウム(11月) 100名
日本消化器内視鏡学会北陸セミナー(12月) 100名

2019年

〈おもな運営開催実績〉
化学とマイクロ・ナノシステム学会
第39回研究会(5月) 200名
モレキュラー・キラリティー
シンポジウム2019(6月) 250名
日本結晶学会及び令和元年総会(11月) 500名
2019 RPGR島根県松江市(10月) 400名
IMPRES 2019(11月) 300名
2019 APSPT-11(12月) 400名
〈その他 関連事項の実績〉
日本数学会秋季大会,APIEM2019 他

2018年

〈おもな運営開催実績〉
第80回呼吸器合同北陸地方会(6月) 200名
第81回呼吸器合同北陸地方会(10月) 200名
日本薬物動態学会 第33回年会(10月) 1000名
日本内分泌学会北陸支部学術集会(12017年1月) 200名
東京大学1st International Workshop
on 2D Materials(11月) 100名
〈その他 関連事項の実績〉
第29回内燃機関シンポジウム,日本バイオマテリアル学会第40回大会,山口大学ワークショップ 他

学会開催までの流れ
Flow

オンライン・ハイブリッド形式

1. 開催形式の決定

オンライン形式

インターネットやネットワークに接続して行う

ハイブリット形式

対面式とインターネットやネットワークに接続して双方で行う

※オンライン展示会場も可能(弊社の独自システム)

2. ハイブリット形式の場合は会場の確保
及び会場のインターネット回線環境の確認

会場のインターネット回線が弱いと開催に支障を起こす可能性が高く、別途対応が必要。

3. ホームページの開設

参加登録・決済、演題登録の仕様、期限等の決定告知(ポスター等の作成)

4. オンライン参加人数の想定

参加者の人数により、オンライン開催のライセンスが異なる

5. 事前準備

当日進行の確定、リハーサル等

6. 直前準備

当日運営の確定、スタッフオリエンテーション

対面形式

1. 会場予約

日程の決定及び会場の仮予約、懇親会会場も同様

2. 銀行口座開設

口座開設に要するものとして、規約または約款、主催者責任者(大会長)の身分証明書として職員証、運転免許書等(代行可)

3. 学会印

資料、案内状、領収書発行等に必要

4. 予算・支出の概算/助成金の申請/趣意書作成/学会の告知等

概算から仮予算・支出案の作成、助成金の申請、協賛企業(広告・展示企業・寄付金等)への趣意書作成、ホームページ、ポスター・チラシ等PR 関連の告知、開催までのスケジュールの検討

5. 事前準備

参加申込・演題申込/宿泊関連の手配/会場の詳細決定、各種印刷物の手配/協賛社への案内(趣意書)発送/参加・演題・協賛社受付及び対応、ランチョン・展示協賛企業への案内作成・発送業務/プログラム・抄録集作成・ネームカード・会場看板・サインの制作、お弁当の手配/記念品の準備/会場との打ち合わせ

6. 直前準備

当日運営の確定、スタッフオリエンテーション

施設情報
Event Space

会場

石川県立音楽堂(200名~1,560名収容)/ 石川県政記念しいのき迎賓館セミナールーム(40名~70名収容)/ 金沢21世紀美術館シアター21(156名まで収容)/近江町交流プラザ(10名~90名収容)/ TKP金沢ビジネスセンター(18名~183名収容)/ITビジネスプラザ武蔵(12名~82名収容)/ 金沢市文化ホール(8名~899名収容)/(公財)石川県文教会館(18名~590名収容)/ 金沢歌劇座(18名~1,919名収容)/ガーデンホテル金沢(12名~80名収容)/ 金沢茶屋(2~80名収容)/サイエンスヒルズこまつ(126名~480名収容)/ その他ホテル/金沢料亭加賀温泉郷辰口温泉湯涌温泉和倉温泉/輪島温泉 等

レセプション会場

金沢料亭/旅館/ホテル/加賀温泉郷/辰口温泉/湯涌温泉/和倉温泉/輪島温泉 等

宿泊

ホテル

金沢セントラルホテル/ダイワロイネットホテル金沢/ガーデンホテル金沢/ ホテルリソルトリニティ金沢/ヴィアイン金沢/金沢白鳥路ホテル/ホテルクラウンヒルズ金沢/ ホテル日航金沢/ANAクラウンプラザホテル金沢/金沢エクセルホテル東急/金沢都ホテル/ 金沢マンテンホテル駅前/ANAホリデイ・イン金沢スカイ/アパホテル/キャッスルイン金沢/ ホテル金沢/東横INN金沢駅東口/金沢国際ホテル/ホテルルートイン金沢駅前/スマイルホテル金沢/ 金沢ニューグランドホテル/KKRホテル金沢 等

旅館

金沢茶屋/金沢鹿島屋旅館/旅館しばや/中安旅館/旅館やまむろ/金沢犀川温泉滝亭

温泉

加賀温泉郷(山代温泉/山中温泉/粟津温泉)/ 辰口温泉/湯涌温泉/和倉温泉/輪島温泉